Внедрение Bitrix24 в компанию,
занимающуюся созданию систем технологического газоснабжения
Добрый день!

Представляем вашему вниманию кейс о внедрении Bitrix24 в компанию ООО «Элточприбор», которая занимается созданием систем технологического газоснабжения.

Мы ценим ваше время, поэтому сделали краткую версию кейса, начните с нее и если она вас заинтересует, то переходите к детальной.
Добрый день!

Представляем вашему вниманию кейс о внедрении Bitrix24 в компанию ООО «Элточприбор», которая занимается созданием систем технологического газоснабжения.

Мы ценим ваше время, поэтому сделали краткую версию кейса, начните с нее и если она вас заинтересует, то переходите к детальной.
КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ
ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ
Исходные данные
Компания: ООО «Элточприбор»
http://www.eltochpribor.ru
Информационно-технологическая инфраструктура до проекта:
Теряются входящие обращения
Проблемы
Нет контроля за менеджерами, поставленные задачи благополучно забываются
Менеджеры делают отчеты вручную в Excel
Нет удобного инструмента для отслеживания статуса заявок
Нет инструмента для отслеживания состояния тендеров
Нет процесса контроля качества
Нет понимания об эффективности каналов привлечения
Не выстроен процесс взаимодействия отделов между собой
Этапы работ
Аудит процессов 2 встречи с руководителем
и 1 с рядовыми сотрудниками

Срок: 2 недели.
Подготовка карты проекта
Срок: 2 недели.
Подготовка ТЗ на доработки Bitrix24
Срок: 3 дня.
Подготовка ТЗ на интеграцию 1C и Bitrix24
Срок: 1 день.
Согласование карты проекта, ТЗ на интеграцию Bitrix24 и 1С: Бухгалтерия , ТЗ на доработки Bitrix24
Срок: 5 дней.
Настройка Bitrix24
Срок: 5 дней.
Разработка доработок для Bitrix24 и развертывание коробочной версии Bitrix24
Срок: 6 дней.
Настройка интеграции Bitrix24 и 1C:Бухгалтерия согласно ТЗ
Срок: 6 дней.
Создание видео обучающих материалов
Срок: 2 дня.
Обучение пользователей
Две встречи (4 отдела + руководители)

Срок: 6 дней.
Этапы работ
Аудит процессов 2 встречи с руководителем
и 1 с рядовыми сотрудниками

Срок: 2 недели.
Подготовка карты проекта
Срок: 2 недели.
Подготовка ТЗ на доработки Bitrix24
Срок: 3 дня.
Подготовка ТЗ на интеграцию 1C и Bitrix24
Срок: 1 день.
Согласование карты проекта, ТЗ на интеграцию Bitrix24 и 1С: Бухгалтерия , ТЗ на доработки Bitrix24
Срок: 5 дней.
Настройка Bitrix24
Срок: 5 дней.
Разработка доработок для Bitrix24 и развертывание коробочной версии Bitrix24
Срок: 6 дней.
Настройка интеграции Bitrix24 и 1C:Бухгалтерия согласно ТЗ
Срок: 6 дней.
Создание видео обучающих материалов
Срок: 2 дня.
Обучение пользователей
Две встречи (4 отдела + руководители)

Срок: 6 дней.
Результаты проекта
В итоге мы получили
Исключили потери заявок, подключив все источники заявок (сайт, почта) к Bitrix24
Выстроили процессы взаимодействия коммерческого отдела, склада, отдела закупок, планово - диспетчерского отдела и отдела производства
Выстроили процесс работы с новыми клиентами
Выстроили процесс закупок, процесс оценки КП конструкторским отделом
Выстроили процесс отслеживания и контроля работы производства
Аналитика стала доступна в Bitrix24, менеджеры перестали формировать отчеты в Excel
Руководители получили возможность контролировать исполнение задач, сформированных через систему для менеджеров
Сотрудники начали вести общение во внутреннем чате Bitrix24, что позволило упростить коммуникации
Интеграция с 1С позволила автоматически передавать данные по созданным счетам из Bitrix24
Интеграция с 1С позволила синхронизировать товары в 1С и Bitrix24
Результаты проекта
В итоге мы получили
Исключили потери заявок, подключив все источники заявок (сайт, почта) к Bitrix24
Выстроили процессы взаимодействия коммерческого отдела, склада, отдела закупок, планово - диспетчерского отдела и отдела производства
Выстроили процесс работы с новыми клиентами
Выстроили процесс закупок, процесс оценки КП конструкторским отделом
Выстроили процесс отслеживания и контроля работы производства
Аналитика стала доступна в Bitrix24, менеджеры перестали формировать отчеты в Excel
Руководители получили возможность контролировать исполнение задач, сформированных через систему для менеджеров
Сотрудники начали вести общение во внутреннем чате Bitrix24, что позволило упростить коммуникации
Интеграция с 1С позволила автоматически передавать данные по созданным счетам из Bitrix24
Интеграция с 1С позволила синхронизировать товары в 1С и Bitrix24
Внести структурированность в работу с клиентами
Задачи
Освободить менеджеров от составления отчетов в Excel
Добавить порядок во взаимодействие отделов своей компании
Получить инструмент позволяющий контролировать сотрудников
Повысить продуктивность сотрудников
К нам обратилась компания
ООО «ЭЛТОЧПРИБОР»
в лице помощника генерального директора Лисиченкова Дмитрия.

ООО «ЭЛТОЧПРИБОР» осуществляет комплекс работ по созданию систем технологического газоснабжения промышленных объектов и научно-исследовательских центров, по трубопроводной обвязке технологического и аналитического оборудования, включающий в себя проектирование, разработку газораспределительных систем, разработку и изготовление элементов газовых систем, монтаж и обслуживание систем газоснабжения.
О компании
Дмитрий решил внедрять CRM систему в свою компанию по нескольким причинам:
Аудит процессов
Как и обычно, наше внедрение CRM началось с проведения аудита текущих процессов. В рамках аудита мы провели две встречи с руководителем и одну встречу с рядовыми сотрудниками.

Добавлю, что мы внедряли CRM в#nbsp5 отделов компании: коммерческий отдел, планово-диспетчерский отдел, отдел производства, склад, отдел закупок.
Аудит процессов
Как и обычно, наше внедрение CRM началось с проведения аудита текущих процессов. В рамках аудита мы провели две встречи с руководителем и одну встречу с рядовыми сотрудниками.

Добавлю, что мы внедряли CRM в 5 отделов компании: коммерческий отдел, планово-диспетчерский отдел, отдел производства, склад, отдел закупок.
Выявленные проблемы
Теряются заявки
У руководителя нет понимания сколько обращений клиентов пришло, сколько находится в работе, каков статус этих обращений.
Нет аналитики по продажам
Нет анализа продаж, руководство смотрит только на выручку и прибыль.
Отделу продаж приходится вручную формировать документы
Это отнимает много времени. Сотрудники формируют документы редактируя старые шаблоны, а не в несколько кликов.
Нет инструмента для взаимодействия отделов, сопровождающих весь цикл ведения заказа
Из-за отсутствия регламентов и системы возникают конфликты между отделами, что приводит к снижению эффективности.
Нет инструмента, позволяющего отслеживать и контролировать работу производства
Загрузка производства никак не контролируется, нет системы, где можно отследить статус изготовления заказа, чтобы узнать сколько заказов в работе, нужно связываться с начальником производства.
Нет инструмента для взаимодействия коммерческого и конструкторского отделов при расчете затрат по заказу
Этим двум отделам приходится тесно сотрудничать, чтобы коммерческий отдел мог сформировать коммерческое предложение для клиента.
Процесс их взаимодействия никак не регламентирован, поэтому постоянно возникает недопонимание между отделами.
Не выстроен процесс закупок
Сотрудникам производства необходима возможность отслеживать когда будет доставлен тот или иной товар для планирования своих работ.
Нет внутреннего чата для общения сотрудников
Без такого чата сотрудники компании пренебрегают своей ответственностью перед коллегами.
Менеджеры просят бухгалтеров делать счета для клиентов
Бухгалтера могут затягивать с этой задачей, что приводит недовольству клиентов.
Выявленные проблемы
Теряются заявки
У руководителя нет понимания сколько обращений клиентов пришло, сколько находится в работе, каков статус этих обращений.
Нет аналитики по продажам
Нет анализа продаж, руководство смотрит только на выручку и прибыль.
Отделу продаж приходится вручную формировать документы
Это отнимает много времени. Сотрудники формируют документы редактируя старые шаблоны, а не в несколько кликов.
Нет инструмента для взаимодействия отделов, сопровождающих весь цикл ведения заказа
Из-за отсутствия регламентов и системы возникают конфликты между отделами, что приводит к снижению эффективности.
Нет инструмента, позволяющего отслеживать и контролировать работу производства
Загрузка производства никак не контролируется, нет системы, где можно отследить статус изготовления заказа, чтобы узнать сколько заказов в работе, нужно связываться с начальником производства.
Нет инструмента для взаимодействия коммерческого и конструкторского отделов при расчете затрат по заказу
Этим двум отделам приходится тесно сотрудничать, чтобы коммерческий отдел мог сформировать коммерческое предложение для клиента.
Процесс их взаимодействия никак не регламентирован, поэтому постоянно возникает недопонимание между отделами.
Не выстроен процесс закупок
Сотрудникам производства необходима возможность отслеживать когда будет доставлен тот или иной товар для планирования своих работ.
Нет внутреннего чата для общения сотрудников
Без такого чата сотрудники компании пренебрегают своей ответственностью перед коллегами.
Менеджеры просят бухгалтеров делать счета для клиентов
Бухгалтера могут затягивать с этой задачей, что приводит недовольству клиентов.
Собрав всю необходимую информацию, мы приступили к подготовке карты проекта и составлению технического задания на доработки стандартных функций, интеграции с 1С.
В результате нашего аудита:
1. Была составлена схема, описывающая процессы компании.
2. Были описаны отдельные особо важные процессы:
Процесс формирования Карты заказа
Процесс формирования КП
Техническое задание
на интеграцию
Bitrix24 и 1С + доработки Bitrix24
Для описания интеграции Bitrix24 мы составили документ, в котором описали:

- Сценарии использования
- Бизнес требования к системе
- Функциональные требования к системе
- Сделали прототипы интерфейсов
Техническое задание
на интеграцию
Bitrix24 и 1С + доработки Bitrix24
Для описания интеграции Bitrix24 мы составили документ, в котором описали:

- Сценарии использования
- Бизнес требования к системе
- Функциональные требования к системе
- Сделали прототипы интерфейсов
Техническое задание
на интеграцию Bitrix24 и сайта + подключение почты
Для описания интеграции Bitrix24 мы составили документ, в котором описали формы сайта, при заполнении которых информация должна попадать в Bitrix24.
Техническое задание
на интеграцию Bitrix24 и сайта + подключение почты
Для описания интеграции Bitrix24 мы составили документ, в котором описали формы сайта, при заполнении которых информация должна попадать в Bitrix24.
Презентация карты проекта и технических заданий клиенту
По итогам работы над документацией по проекту нам предстояло презентовать все клиенту.

По итогам трех 2-х часовых встреч был составлен список замечаний от клиента, который нам предстояло исправить.

В соответствии со списком замечаний правки были внесены в документацию.

Понадобилась еще одна встреча для согласования конечной версии документов, по итогам которой мы приступили к настройке системы и разработке интеграций.
Презентация карты проекта и технических заданий клиенту
По итогам работы над документацией по проекту нам предстояло презентовать все клиенту.

По итогам трех 2-х часовых встреч был составлен список замечаний от клиента, который нам предстояло исправить.

В соответствии со списком замечаний правки были внесены в документацию.

Понадобилась еще одна встреча для согласования конечной версии документов, по итогам которой мы приступили к настройке системы и разработке интеграций.
Описание настроек Bitrix24 и 1С: Бухгалтерия
Воронки в CRM разделе Bitrix24.

По итогам у нас получилось 3 воронки продаж: продажи, закупки, монтаж.
Описание настроек Bitrix24 и 1С: Бухгалтерия
Воронки в CRM разделе Bitrix24.

По итогам у нас получилось 3 воронки продаж: продажи, закупки, монтаж.
Продажи
- в данную воронку попадают все новые обращения от клиентов. Эти обращения необходимо доводить их до этапа «Успешно реализовано».
1
1. Продажи - в данную воронку попадают все новые обращения от клиентов. Эти обращения необходимо доводить их до этапа «Успешно реализовано».
Была разработана интеграция сайта клиента и Bitrix24. В результате этой интеграции все обращения через сайт начали фиксироваться в Bitrix24. По этим обращениям автоматически создается сделка, контакт и перечень товаров, которые выбрал клиент.
Корпоративная почта компании также была подключена к Bitrix24. Теперь при разборе почты менеджер может в один клик создать сделку в этой воронке.
Была разработана интеграция сайта клиента и Bitrix24. В результате этой интеграции все обращения через сайт начали фиксироваться в Bitrix24. По этим обращениям автоматически создается сделка, контакт и перечень товаров, которые выбрал клиент.
Корпоративная почта компании также была подключена к Bitrix24. Теперь при разборе почты менеджер может в один клик создать сделку в этой воронке.
В этой воронке происходит взаимодействие разных отделов:
В этой воронке происходит взаимодействие разных отделов:
Коммерческого и конструкторского отделов для расчета стоимости коммерческого предложения
Если сотрудник коммерческого отдела указывает, что ему нужна помощь коммерческого отдела, то при переходе сделки на определенный этап воронки на руководителя коммерческого отдела создается задача. Руководитель распределяет задачу между своими сотрудниками.

У задачи настроена специальная опция - «Требует контроля», это означает, что никто из конструкторского отдела не сможет закрыть задачу без согласия коммерческого отдела.
Коммерческого отдела и бухгалтерии
Бухгалтерия в 1С видит счета создаваемые менеджерами через Bitrix24.

Когда коммерческий отдел создает счет на оплату, то этот счет автоматически попадает в 1С. Когда бухгалтерия будет разносить оплату, то она разнесет оплату к этому счету и сотрудник коммерческого отдела это увидит.
Коммерческого и планово-диспетчерского отделов (далее - ПДО)
После получения оплаты, коммерческий отдел составляет карту заказа и передает ее в ПДО.

При переходе сделки на определенный этап создается задача на руководителя отдела ПДО, для постановки задач для производства на основе карты заказа.

Карту заказа отдел ПДО получает как в электронном виде через Bitrix24 так и в печатном виде.
Коммерческого и конструкторского отделов для расчета стоимости коммерческого предложения
Если сотрудник коммерческого отдела указывает, что ему нужна помощь коммерческого отдела, то при переходе сделки на определенный этап воронки на руководителя коммерческого отдела создается задача. Руководитель распределяет задачу между своими сотрудниками.

У задачи настроена специальная опция - «Требует контроля», это означает, что никто из конструкторского отдела не сможет закрыть задачу без согласия коммерческого отдела.
Коммерческого отдела и бухгалтерии
Бухгалтерия в 1С видит счета создаваемые менеджерами через Bitrix24.

Когда коммерческий отдел создает счет на оплату, то этот счет автоматически попадает в 1С. Когда бухгалтерия будет разносить оплату, то она разнесет оплату к этому счету и сотрудник коммерческого отдела это увидит.
Коммерческого и планово-диспетчерского отделов (далее - ПДО)
После получения оплаты, коммерческий отдел составляет карту заказа и передает ее в ПДО.

При переходе сделки на определенный этап создается задача на руководителя отдела ПДО, для постановки задач для производства на основе карты заказа.

Карту заказа отдел ПДО получает как в электронном виде через Bitrix24 так и в печатном виде.
Закупки
- цель воронки заключается в том, чтобы проверить наличие комплектующих перед стартом выполнения заказа.
2
2. Закупки - цель воронки заключается в том, чтобы проверить наличие комплектующих перед стартом выполнения заказа.
При переходе сделки на этап «В производстве» в воронке «Продажи», автоматически создается сделка в воронке «Закупки» с перечнем необходимых комплектующих.

Сотрудник склада проверяет их наличие. Отмечает товары, которые есть и которые необходимо закупить. Переводит сделку на руководителя отдела закупки.

Руководитель отдела закупки производит закупку и отмечает статус.

Также к данной сделке есть доступ у отдела производства, они в любой момент могут зайти и посмотреть, когда будет осуществлена доставка необходимых комплектующих по нужному заказу.
При переходе сделки на этап «В производстве» в воронке «Продажи», автоматически создается сделка в воронке «Закупки» с перечнем необходимых комплектующих.

Сотрудник склада проверяет их наличие. Отмечает товары, которые есть и которые необходимо закупить. Переводит сделку на руководителя отдела закупки.

Руководитель отдела закупки производит закупку и отмечает статус.

Также к данной сделке есть доступ у отдела производства, они в любой момент могут зайти и посмотреть, когда будет осуществлена доставка необходимых комплектующих по нужному заказу.
Монтаж
- цель воронки заключается в том, чтобы отслеживать бригады, которые находятся на объекте и осуществляют монтаж.
3
3. Монтаж - цель воронки заключается в том, чтобы отслеживать бригады которые находятся на объекте и осуществляют монтаж.
Контроль производства
Отдел ПДО получает карту заказа от коммерческого отдела и создает задачи для отдела производства на ее основе. Для этого у ПДО есть шаблоны задач, которые он может использовать для упрощения процесса.

Конечно нельзя предвидеть все будущие задачи, поэтому отдел может добавить задачи на свое усмотрение.

ПДО создает задачи, устанавливает сроки, выставляет ответственных. После этого приступает к контролю процесса производства. Для это у ПДО есть список текущих заказов, которые находятся в производстве.
Контроль производства
Отдел ПДО получает карту заказа от коммерческого отдела и создает задачи для отдела производства на ее основе. Для этого у ПДО есть шаблоны задач, которые он может использовать для упрощения процесса.

Конечно нельзя предвидеть все будущие задачи, поэтому отдел может добавить задачи на свое усмотрение.

ПДО создает задачи, устанавливает сроки, выставляет ответственных. После этого приступает к контролю процесса производства. Для это у ПДО есть список текущих заказов, которые находятся в производстве.
Диаграмма ганта для более удобного визуального восприятия.

Кстати, на диаграмме ганта в Bitrix24 можно устанавливать зависимости задач, это избавит вас от потребности менять сроки задач у всех зависимых задач если были просрочены сроки у первой задачи. Система сделает это автоматически.
Диаграмма ганта для более удобного визуального восприятия.

Кстати, на диаграмме ганта в Bitrix24 можно устанавливать зависимости задач, это избавит вас от потребности менять сроки задач у всех зависимых задач если были просрочены сроки у первой задачи. Система сделает это автоматически.
Формирование документов
Получив от клиента шаблоны договора, счета, карты заказа и коммерческого предложения мы их отредактировали и загрузили в Bitrix24, что позволило формировать эти документы в несколько кликов, при желании после формирования их можно сразу же отправить клиенту.
Формирование документов
Получив от клиента шаблоны договора, счета, карты заказа и коммерческого предложения мы их отредактировали и загрузили в Bitrix24, что позволило формировать эти документы в несколько кликов, при желании после формирования их можно сразу же отправить клиенту.
Обучение менеджеров
по продажам и руководителей
По результатам завершения настройки Bitrix24, подключения сторонних сервисов, настройки интеграции Bitrix24 с 1С и сайтами мы провели обучение. Обучение проходило два этапа:

  1. Для начала мы записали видео обучения, чтобы сотрудники могли самостоятельно ознакомиться с системой.
  2. После того как сотрудники хоть немного ознакомились с системой по видео, мы провели очное обучение.
Обучение менеджеров
по продажам и руководителей
По результатам завершения настройки Bitrix24, подключения сторонних сервисов, настройки интеграции Bitrix24 с 1С и сайтами мы провели обучение. Обучение проходило два этапа:

  1. Для начала мы записали видео обучения, чтобы сотрудники могли самостоятельно ознакомиться с системой.
  2. После того как сотрудники хоть немного ознакомились с системой по видео, мы провели очное обучение.
На обучении мы рассказали:
как создавать сделки, как вести их по воронке
как взаимодействовать с другими отделами в рамках выполнения своих задач
как заполнять карточку сделки, контакта, компании
как менеджерам работать с задачами и планировать свой день
вести коммуникации с клиентами из Bitrix24
руководителям мы рассказали как пользоваться аналитикой и контролировать менеджеров
На обучении мы рассказали:
как создавать сделки, как вести их по воронке
как взаимодействовать с другими отделами в рамках выполнения своих задач
как заполнять карточку сделки, контакта, компании
как менеджерам работать с задачами и планировать свой день
вести коммуникации с клиентами из Bitrix24
руководителям мы рассказали как пользоваться аналитикой и контролировать менеджеров
Хотите внедрить Bitrix24?
Проведем бесплатную консультацию,
покажем как должен работать отдел продаж!
Хотите внедрить Bitrix24?
Проведем бесплатную консультацию,
покажем как должен работать отдел продаж!
Заказать внедрение Bitrix24